Job Posting 20100215 - SDTC
*Français suit
Title: Manager, Corporate Records & Information Management
Reports To: Vice President, Finance and Administration
Location: 45 O’Connor Street, Suite 1850, Ottawa, Ontario, K1P 1A4
Purpose:
The overall responsibility of this position is to provide analysis, interpretation and recommendations pertaining to information management issues, which will assist SDTC in decision making and compliance requirements. The incumbent of this position will manage the information, records and data of the organization in a structured and timely manner to meet audit and reporting needs.
Key Responsibilities and Accountabilities:
Records & Information Management
· Establishes and maintains the information control of data/records for the organization. This involves managing information tools and setting up naming protocols for both electronic and hard-copy documentation
· Promotes knowledge and management concepts through and across systems by monitoring and evaluating processes and determining efficiencies
· Provides a policy framework to guide staff in the management of their records and use of the organization's records system
· Creates processes to meet current requirements as well as to understand the likely future trends, and organizational needs as SDTC continues to evolve
· Advises on and implements new records management policies and information management systems;
· Works with key internal stakeholders to implement a CRM (Customer Relationship Management) system; includes identifying organization’s needs, recommending IT solutions and facilitating the integration of SDTC’s “customer” data so as it’s carefully analyzed, consolidated, structured and cleaned up prior to adoption.. Supports the organization with non-financial audits in a records management capacity
Access to Information (“ATI”)
· Leads development and management of corporate documents in alignment with the Access To Information (ATI) required process, ensuring SDTC is compliant with Federal regulations, and maintaining appropriate tracking and record keeping
· Researches and updates knowledge of existing/new legislation and policies pertaining to governance related issues (ATI, PIPEDA), along with proposed bills and amendments, that directly affect SDTC or have the potential to affect SDTC and provides critical analysis and recommendations to senior management on their implications and possible management responses
Staff Management
· Responsible for the management, coaching and development of two resources.
Scope:
The Manager, Corporate Records & Information Management will work closely with the VP, Finance and Administration, [other functional executives] and provide support to the Board, Member and Committee meetings and Board Secretary.
Travel:
Very little travel is expected in the position.
Skills and Knowledge Required:
Education:
· University degree or work experience equivalent preferably in Public Administration, or closely related field; a masters degree in Library Science would be an asset.
Experience:
· 8-10 years of related experience in records and information management at progressively senior/broader levels
· Experience in information/data management systems
· Proven track record managing projects and work activities that are not within their direct control
· Demonstrated ability to work under demanding timelines
Skills/Knowledge:
- Demonstrated highly analytical and problem solving skills, the ability to understand complex problems and review related information to develop and evaluate options
- Capacity to formulate and offer clear and practical advice on complex information management and policy issues.
- High levels of oral and written expression, and IT literacy, and the ability to work under considerable pressure and to tight deadlines.
- Broad current knowledge of ATI, PIPEDA and various recent developments associated with information (access, security and privacy)
- Proven ability to lead/coordinate projects and oversee external groups
- Persuasive negotiation skills
- Ability to establish credibility as the records and information management “expert”
- Understanding of the accountability relationships among key federal departments and central agencies, as well as the context in which foundations work
- Knowledge of Crystal Reporting and Access is an asset
- The ability to communicate in French is desired
- Understanding of corporate governance frameworks and risk management systems would be an asset.
Personal Characteristics:
- Strong attention to detail
- Energetic, self-motivated, self-manager and results-oriented
- Apolitical; respectfully understands boundaries
- Displays a sense of personal urgency, passion, drive and energy, and the ability to operate in a fast-paced, fluid and dynamic environment
- Possesses a sense of ownership and optimism and is receptive to constructive feedback and support
- Flexible and open to change
- Adaptive interpersonal skills to effectively interact with a variety of stakeholders
How to Apply:
Interested candidates should send their resumes to hr@sdtc.ca. We thank you for your interest in Sustainable Development Technology Canada. Please note, however, that only those candidates selected for an interview will be contacted.
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Titre : Gestionnaire, Information et dossiers d’entreprise
Relevant du : Vice-président, Finances et administration
Endroit : 45, rue O’Connor, bureau 1850, Ottawa (Ontario) K1P 1A4
Mandat :
Le titulaire de ce poste est chargé d’offrir une analyse, une interprétation et des recommandations se rapportant à des questions de gestion de l’information, à l’appui du processus de prise de décision et des exigences en matière de conformité de TDDC. Il s’occupe également de gérer l’information, les dossiers et les données de l’organisme d’une manière structurée et opportune afin de répondre aux besoins en matière de vérification et d’établissement de rapports.
Principales responsabilités :
Gestion de l’information et des dossiers
· Établir et assurer le contrôle des données et des dossiers de l’organisme. Il s’agit de gérer les outils d’information et d’établir des protocoles d’appellation pour la documentation électronique et papier.
· Promouvoir les concepts de connaissance et de gestion au moyen et à l'échelle de tous les systèmes en contrôlant et en évaluant les processus ainsi qu’en déterminant les gains d’efficacité.
· Définir un cadre stratégique pour guider le personnel dans la gestion de ses dossiers et dans l’utilisation du système de gestion des dossiers de l’entreprise.
· Mettre sur pied des procédures qui répondent aux exigences actuelles et qui permettent de comprendre les tendances à venir de même que les besoins organisationnels pendant que TDDC continue d’évoluer.
· Mettre en œuvre et recommander de nouvelles politiques de gestion des dossiers et de nouveaux systèmes de gestion de l’information.
· Travailler avec les intervenants internes clés pour mettre en oeuvre un système de gestion des relations avec la clientèle; s’assurer de cerner les besoins de l’organisme, de recommander des solutions en technologie de l’information et de faciliter l’intégration des données clients de TDDC afin de rigoureusement les analyser, les consolider, les structurer et les nettoyer avant de les adopter. En qualité de gestionnaire des dossiers, soutenir l’organisme relativement aux vérifications non financières.
Accès à l’information
· Diriger l’élaboration et la gestion des documents d'entreprise qui sont en accord avec le processus obligatoire d’accès à l'information (AAI), en s'assurant de la conformité de TDDC à la réglementation fédérale, ainsi qu’en faisant le suivi et la tenue de dossiers appropriés.
· Faire des recherches et mettre à jour les connaissances sur la législation et les politiques nouvelles et actuelles se rapportant à des questions de gouvernance (Loi sur l’accès à l’information, LPRPDE), ainsi que sur les amendements et les projets de loi qui ont une incidence directe sur TDDC ou pourraient avoir des répercussions sur celle-ci, et faire une
analyse critique et des recommandations à l’intention de la haute direction relativement aux conséquences ainsi qu’aux réponses possibles de la direction.
Gestion du personnel
· Assumer la responsabilité de la gestion, de l’encadrement et du perfectionnement de deux ressources.
Portée :
Le gestionnaire, Information et dossiers d’entreprise, collaborera étroitement avec le vice-président, Finances et administration [autres dirigeants d’unités fonctionnelles] et offrira son soutien dans le cadre des réunions du Conseil d’administration, des membres et des comités, ainsi qu'au secrétaire du Conseil.
Déplacements :
Le titulaire de ce poste effectuera très peu de déplacements.
Compétences et connaissances requises
Formation :
· Un diplôme universitaire ou une expérience de travail équivalente, préférablement dans l'administration publique ou dans un domaine très connexe; une maîtrise en bibliothéconomie constitue un atout.
Expérience :
· De 8 à 10 années d’expérience pertinentes dans la gestion de l'information et des dossiers qui ont permis au candidat d’assumer des fonctions de plus en plus étendues et importantes.
· Expérience des systèmes de gestion de données et de l’information.
· Antécédents établis en matière de gestion de projets et d’activités professionnelles desquels le candidat n’est pas directement responsable.
· Aptitude reconnue à travailler en respectant des délais serrés.
Compétences et connaissances :
- Aptitude clairement établie à analyser et à résoudre des problèmes; capacité de comprendre des problèmes complexes et d’examiner l’information pertinente afin d’élaborer et d’évaluer des options.
- Habileté à formuler et à donner des conseils clairs et pratiques sur des questions complexes liées à la gestion de l'information et aux politiques de l'organisme.
- Excellente aptitude à communiquer de vive voix et à l’écrit, excellente connaissance du vocabulaire de la technologie de l’information et capacité à travailler sous pression et de respecter des échéances serrées.
- Connaissance générale à jour de la Loi sur l’accès à l'information et de la LPRPDE ainsi que des développements récents liés à l’information (accès, sécurité et confidentialité).
- Aptitude reconnue à diriger et à coordonner des projets ainsi qu’à superviser des groupes externes.
- Capacité de négocier avec conviction.
- Aptitude à établir sa crédibilité en tant qu’expert de la gestion de l’information et des dossiers.
- Compréhension des rapports de responsabilisation entre les ministères fédéraux clés et les organismes centraux, ainsi que du contexte dans lequel les fondations œuvrent.
- Connaissance des logiciels Crystal Reporting et Access, un atout.
- Capacité de communiquer en français souhaitable.
- Connaissance des cadres de gouvernance d’entreprise et des systèmes de gestion du risque, un atout.
Caractéristiques personnelles
- Grande attention portée aux détails.
- Dynamisme, motivation personnelle, autogestion et axé sur les résultats.
- Apolitique, vous êtes respectueux des limites établies.
- Vous manifestez un sentiment d’urgence personnelle, une passion, une volonté et une énergie, et pouvez travailler dans un milieu changeant et dynamique.
- Sentiment d’appartenance et optimisme; réceptivité à l’aide et aux commentaires constructifs.
- Souplesse et ouverture aux changements.
- Entregent et capacité d’adaptation pour interagir efficacement avec divers intervenants.
Comment postuler :
Les candidats intéressés doivent envoyer leur curriculum vitæ à hr@sdtc.ca. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à Technologies du développement durable Canada. Veuillez noter que nous ne convoquerons en entrevue que les personnes dont la candidature aura été retenue.
